Servicio de Agente IA para Control Horario y Geolocalización
Nombre del Servicio: GeoTime AI Agent
Fecha de Emisión: 13 de mayo de 2025
Versión: 1.0
Descripción General:
GeoTime AI Agent es un servicio innovador que utiliza un Agente de Inteligencia Artificial para capturar de manera eficiente y precisa la posición geográfica, el día y la hora de los empleados de una organización. Esta captura se realiza directamente desde las aplicaciones de mensajería instantánea WhatsApp y Telegram instaladas en los dispositivos móviles de los empleados. El servicio está diseñado para simplificar la gestión del tiempo y asistencia, proporcionando al departamento de Recursos Humanos una plataforma robusta para consultar tablas de horas de entrada y salida, y generar reportes detallados para la toma de decisiones.
Funcionalidades Principales:
- Captura de fichaje Móvil:
- Los empleados pueden registrar su hora de entrada y salida utilizando comandos simples a través de un chat con el Agente IA en WhatsApp o Telegram.
- El sistema captura automáticamente la ubicación geográfica (coordenadas GPS) del empleado en el momento del fichaje.
- Se registra la fecha y hora exacta del servidor para garantizar la integridad de los datos.
- Agente IA Conversacional:
- Interacción intuitiva y en lenguaje natural con los empleados para el proceso de fichaje.
- Posibilidad de enviar recordatorios de fichaje a los empleados (configurable).
- Resolución de preguntas frecuentes básicas sobre el proceso de marcación.
- Plataforma de Consulta para RRHH:
- Acceso web seguro para el personal de Recursos Humanos.
- Visualización en tiempo real y consolidada de los registros de entrada y salida de todos los empleados.
- Filtros de búsqueda por empleado, fecha, departamento (si aplica).
- Generación de Reportes:
- Creación de reportes personalizables sobre horas trabajadas, puntualidad, ausencias, etc.
- Exportación de reportes en formatos estándar (ej. CSV, Excel, PDF) para análisis posterior o integración con sistemas de nómina.
- Reportes de ubicación para verificación de fichajes en lugares autorizados (si la política de la empresa lo requiere y el empleado lo consiente explícitamente para este fin).
- Gestión de Empleados:
- Interfaz para el alta, baja y modificación de datos de empleados en el sistema.
- Posibilidad de asignar empleados a diferentes grupos o centros de costo para una mejor organización de los reportes.
Especificaciones Técnicas:
- Plataformas Soportadas (Empleado):
- WhatsApp (versión móvil actualizada)
- Telegram (versión móvil actualizada)
- Requiere que el dispositivo móvil tenga activados los servicios de ubicación y conexión a internet al momento del fichaje.
- Plataforma de Acceso (RRHH):
- Navegador web moderno (Chrome, Firefox, Edge, Safari) en equipos de escritorio o portátiles.
- Tecnología del Agente IA:
- Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP) para la interacción con el empleado.
- Integración con APIs de WhatsApp Business y Telegram Bot API.
- Base de Datos:
- Almacenamiento seguro y encriptado de los datos de fichaje y ubicación.
- Copias de seguridad periódicas.
- Geolocalización:
- Precisión dependiente del dispositivo móvil del empleado y la disponibilidad de la señal GPS.
- Registro de coordenadas (latitud y longitud).
- Seguridad y Privacidad:
- Cumplimiento con normativas de protección de datos personales aplicables.
- Solicitud de consentimiento explícito del empleado para la captura de datos de geolocalización, en conformidad con la legislación vigente.
- Acceso a la plataforma de RRHH mediante credenciales seguras y roles de usuario.
- Encriptación de datos en tránsito y en reposo.
- Integración:
- Posibilidad de exportación de datos para integración manual o mediante API (opcional, según plan) con otros sistemas de RRHH o nómina.
Requisitos del Sistema (Cliente):
- Para Empleados:
- Smartphone con sistema operativo Android o iOS.
- Aplicación WhatsApp o Telegram instalada y activa.
- Permisos de acceso a la ubicación concedidos a la aplicación de mensajería para el Agente IA.
- Conexión a internet (datos móviles o Wi-Fi).
- Para Departamento de RRHH:
- Ordenador con acceso a internet y navegador web actualizado.
- Credenciales de acceso a la plataforma GeoTime AI Agent.
Componentes del Servicio:
- Agente IA para WhatsApp/Telegram: Encargado de la interacción con el empleado y la captura de datos.
- Servidor de Aplicación: Procesa la lógica de negocio, gestiona las interacciones y almacena los datos.
- Base de Datos: Almacena de forma segura la información de empleados y registros horarios.
- Interfaz Web de Administración (RRHH): Permite la consulta de datos y la generación de reportes.
Soporte Técnico:
- Manual de usuario para empleados y administradores de RRHH.
- Soporte técnico vía correo electrónico y/o chat (según plan contratado).
- Actualizaciones periódicas del servicio.
Consideraciones Legales y Éticas:
- Es responsabilidad de la organización asegurar que el uso del servicio cumple con la legislación laboral y de protección de datos vigente en su jurisdicción.
- Se recomienda informar de manera transparente a los empleados sobre el funcionamiento del sistema, el tipo de datos que se recopilan y la finalidad de los mismos, obteniendo su consentimiento informado.
- El sistema está diseñado para registrar la ubicación únicamente en el momento del fichaje de entrada y salida, no realiza un seguimiento continuo de la ubicación del empleado.
Modelo de Comercialización (Ejemplo):
Posibles planes con diferentes niveles de funcionalidades y soporte.
Suscripción mensual o anual basada en el número de empleados activos.
